Yellow Privacy - Privacyverklaring

Contact Yellow Sticks vzw.

Yellow Sticks vzw, (hierna: "Yellow Sticks") is een sportvereniging, met als hoofddoel het aanbieden van sportieve activiteiten in Veldhockey.  Yellow Sticks hecht enorm belang bij het uitoefenen van haar sportieve activiteiten om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en de bescherming van deze gegevens. Zij leeft de toepasselijke wet- en regelgeving na. Yellow Sticks is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacy verklaring. Deze privacy verklaring is van toepassing op (aanstaande) leden, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de website van Yellow Sticks. In deze privacy verklaring wordt uitgelegd wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens door Yellow Sticks worden verwerkt, met welk doel en op welke manier dit gebeurt. Daarnaast wordt uitgelegd welke rechten betrokkenen hebben, en hoe deze kunnen worden uitgeoefend. Alle opmerkingen, bemerkingen of uitoefening van een of ander recht kunnen worden gecommuniceerd aan privacy@yellowsticks.be

Definitie persoonsgegevens.

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bijvoorbeeld contactgegevens, persoonlijke informatie en online identificator. Daarnaast werden er ook bijzondere persoonsgegevens gedefinieerd, zoals bijvoorbeeld gegevens over ras of etnische afkomst, strafrechtelijk verleden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, gegevens over gezondheid of seksueel gedrag. Yellow Sticks zal steeds handelen met de minimum noodzakelijke gegevens in functies van het beoogde doel.

Verwerking persoonsgegevens en doel.

Yellow Sticks verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Zo verwerkt Yellow Sticks persoonsgegevens bij het zoeken naar nieuwe leden en in het kader van het sluiten van lidmaatschapsovereenkomsten. Daarnaast is Yellow Sticks ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert Yellow Sticks zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever. Yellow Sticks verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld gegevens van medische keuringen voor specifieke functies, en indien hiertoe voor Yellow Sticks een wettelijke grondslag bestaat of de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. verder in deze privacy verklaring vind je een overzicht van de diverse doelen van de verwerkingen met daarbij de te verwerken persoonsgegevens. Yellow Sticks treedt op als verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens en houdt zich strikt aan volgende regels:

je persoonsgegevens worden enkel verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt
We vragen steeds op voorhand om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
We hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is; We zien er steeds op toe dat we er alles aan doen, binnen onze mogelijkheden, om deze beveiliging up-to-date te houden
Yellow Sticks geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Yellow Sticks verwerkt persoonsgegevens.

Om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten (uitvoering overeenkomst lidmaatschap) Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang) Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting) Het opmaken van facturen ter betaling van het lidmaatschap (wettelijke verplichting)

Yellow Sticks verwerkt volgende gegevens.

Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit Rijksregisternummer De gegevens worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verwerkt worden door: De afgevaardigden van het Bestuur (voor een professionele en vlotte werking) Vrijwilligers verbonden aan Yellow Sticks (trainers en anderen) Elke verwerker heeft onze Privacyverklaring gelezen en ondertekend en zal volgens het wettelijk kader hiernaar handelen.

Yellow Sticks deelt persoonsgegevens.

De gegevens die we van je ontvangen kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor: het verzorgen van de internet omgeving (webhosting), het verzorgen van onze IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …) het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Wij zullen de verstrekte gegevens niet aan andere derde partijen doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Delen binnen Yellow Sticks:

Yellow Sticks deelt persoonsgegevens binnen de eigen organisatie alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.

Delen met verwerkers:
br Yellow Sticks schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van Yellow Sticks. Zij  sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af. Yellow Sticks beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van  gesloten verwerkersovereenkomsten.  Delen met andere verantwoordelijke partijen: Yellow Sticks werkt met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die screenings uitvoeren, trainingen verzorgen of Yellow Sticks activiteiten organiseren waarbij bepaalde persoonsgegevens nodig zijn voor een goede organisatie hiervan. Yellow Sticks maakt met deze partijen afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.  Yellow Sticks verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Internationale gegevensoverdracht.

Yellow Sticks is louter actief binnen de EER.

Minderjarigen.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn.

Yellow Sticks vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Yellow Sticks vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 7 jaar (facturen in de boekhouding).

7. Beveiliging van je gegevens.

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
Alle personen die namens Yellow Sticks vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens. Yellow Sticks respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Yellow Sticks kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.  Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens
Inzage in persoonsgegevens
Correctie van onjuiste persoonsgegevens
Verwijdering van persoonsgegevens als Yellow Sticks deze niet langer nodig heeft
Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van Yellow Sticks of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben
Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in de bij wet bepaalde gevallen
Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan Yellow Sticks zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen
Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door Yellow Sticks bij de nationale toezichthoudende autoriteit

Bij een aantal van voornoemde rechten kan door betrokkenen contact worden opgenomen met de privacy verantwoordelijke van Yellow Sticks via privacy@yellowsticks.be. Ook met betrekking tot klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de privacy verantwoordelijke
Melding (mogelijke) inbreuk op de beveiliging.
In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht Yellow Sticks daarover zo spoedig mogelijk te informeren via privacy@yellowsticks.be onder vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerpregel van het bericht.

Wijziging privacyverklaring.

Yellow Sticks vzw kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 18 juli 2018.

Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens.

Bij gebruik maken van de website van Yellow Sticks: Doel van de verwerking:

om online in te schrijven als (nieuw) lid van Yellow Sticks
om de dienstverlening van Yellow Sticks te verbeteren